In der Planung, Vorbereitung und Durchführung des eines digitalen Jugendaustauschs ist ein erheblicher zeitlicher Aufwand verbunden, der nicht unterschätzt werden sollte. Aufgrund dieses Aufwands ist es sinnvoll darüber nachzudenken, dass eine Person nur für die technischen Aspekte des Austausches zuständig ist.
Zur Erfüllung dieser Aufgabe sind Erfahrungen in der Nutzung von Chat-Tools, Gaming Plattformen wie Steam, Multiplayer-Gaming und Grundwissen zu Datenschutz hilfreich. Dies erlaubt eine zielgerichtetere und effizienter Recherche. Am wichtigsten ist die Bereitschaft und Zeit sich in die Produkt-Beschreibungen und Dokumentationen von neuen Software-Tools ein- bzw. querzulesen und diese zu testen, um sicherzustellen, dass diese erfolgreich im Jugendaustausch eingesetzt werden können.
Wenn die Person Erfahrung mit dem Einrichten und Betrieb von Gaming- und Kommunikations-Servern hat, eröffnet dies die Möglichkeit, Software selbst zu hosten (z.B. einen Rocket-Chat- oder Minetest-Server). Dies kann günstigster sein, als einen Gaming-Server oder Chat-Services zu mieten, geht oft mit einem hohen zeitlichen Aufwand und unerwarteten technischen Problemen einher (z.B. mussten aufgrund technischer Probleme in der Nacht vor dem ersten Austausch ein neuer Minetest-Server aufgesetzt und konfiguriert werden).
Der Umfang des zeitlichen Aufwandes in der Vorbereitung ist davon abhängig, wie viele neue Tools und Games eingesetzt werden sollen, weil diese in der Planungsphase evaluiert und getestet werden müssen, um sicherzustellen, dass sie auch in der Praxis wie geplant eingesetzt werden können. Wenn das Team bereits Erfahrungen mit bestimmten Tools und Games im Rahmen eines Jugendaustausches hat, kann auf eine solche Vorbereitung verzichtet werden. Es ist grundsätzlich möglich, dass in der Vorbereitung die technische Verantwortung von der gleichen Person getragen werden kann, die auch die gesamte organisatorische Planung verantwortet, insbesondere wenn diese die dazu notwendigen technischen Vorwissen sowie die zeitliche Kapazität hat.
Während der Durchführung des Austauschs ist es wichtig, dass die Teilnehmenden niederschwelligen technischen Support erhalten können, wenn sie Probleme mit Kommunikations-Tools oder Games haben. Diese Rolle sollte nicht von der gleichen Person übernommen werden, die gleichzeitig auch Rahmenprogramm und Gaming-Sessions moderiert, damit diese auch während der Veranstaltung für technischen Support zur Verfügung steht. Diese Erfahrungsgemäß kann diese Rolle während der Veranstaltung von Teilnehmenden übernommen werden, die die entsprechende technische Erfahrung haben.
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